COACHING NA CONSTRUÇÃO CIVIL

Como Organizar Sua Agenda

Hoje em dia, pensamos que os outros nos atrapalham, que os outros são responsáveis por diminuir nossa produtividade, que o tempo deveria ter mais que 24 horas, que devemos parar de fazer alguma coisa e geralmente eliminamos o que nos dar maior prazer. Quem se sente assim hoje? Quem já causou algumas mudanças e depois se arrependeu quando descobriu que era a você mesmo (a) que não se organizava para atender o que realmente era importante?  Então chegou a hora de assumir a responsabilidade, chegou a hora ter tempo para si, para quem você ama e executar suas tarefas de forma sustentável.

A agenda neste processo é essencial que a usemos como ferramenta diária aliada a outras ferramentas tais como definições do que é IMPORTANTE, URGENTE ou CIRCUNSTANCIAL na execução das suas tarefas diárias.

A dica é que devemos possuir duas agendas para gerir tempo, ter controle de nossas atividades executadas dia a dia e gerar novas atitudes de pró-atividade, evolução e melhoria contínua dos nossos processos:

A PRIMEIRA AGENDA

Na primeira agenda, você marca os eventos, as reuniões de trabalho, os compromissos familiares, da escola dos filhos, da saída com os amigos, aniversários, datas de pagamentos de faturas domésticas, entre outras com datas e horas específicas e pré-definidas. 

Listando em sua agenda os compromissos do dia a dia, agora é hora de definir o que é IMPORTANTE que seja feito sem deixar para depois, tem que ser executado logo, executado a tempo e no tempo certo, então vamos marcar um “I” de IMPORTANTE ao lado e logo depois de executado um OK.

Saiba que se você não executar o que é IMPORTANTE, pode se tornar URGENTE, então marque um “U” ao lado das tarefas o que se tornaram URGENTE em suas atividades, ou seja, são aquelas atividades que estão lhe causando stress, que agora você identifica que tem que correr para fazer urgentemente por já ter passado o prazo da entrega ou já está em cima à entrega.

E pode ser que você tenha deixado de fazer o que era IMPORTANTE, e tornou-se URGENTE porque fez algo CIRCUNSTANCIAL.

O CIRCUNSTANCIAL neste caso é quando você faz algo que não precisa fazer agora,  algo que tem tempo para fazer em qualquer outro momento, mas você de repente antecipa uma tarefa e atrapalha as tarefas IMPORTANTES, podendo ser através do uso da internet, às vezes, nas redes sociais, assistindo um filme, dentre outras atividades ao qual você transfere o tempo do que é para realizar em sua IMPORTANCIA, tornando-a em URGENTE. Então, identifique e marque em sua agenda o que é “C” CIRCUNSTANCIAL e potencialize seu tempo.

A SEGUNDA AGENDA

Na segunda agenda você descreve o que aconteceu em reuniões, eventos, atividades marcadas na primeira agenda, com este alinhamento de agendas, você tem a oportunidade de controlar, organizar e principalmente não perder informações, pois você anotando desta forma, quando precisar de informações de reuniões acontecidas há dois anos atrás, três anos atrás ou no tempo que seja, no tempo que você venha agindo desta forma, você tem a informação na integra, servindo de comprovante de sua organização.

Outra forma de atuação nesta agenda é você evoluir em vida, através da melhoria contínua de seus processos, anotando suas idéias e aplicando no dia a dia, anotando seus resultados e programando os próximos, anotando revelações e transmitindo a outras pessoas, depois relatando suas novas experiências e melhorias contínuas dos seus processos.

Agindo desta forma, os resultados são comprovadamente adquiridos dia a dia, principalmente se você começar agora, lhe cobrando a execução para que a disciplina tome conta do processo, tornando visível a partir de agora sua organização, desempenho em futuras reuniões particulares ou profissionais, além de muita criatividade e pró-atividade.

         por Master Coach da AMAZÔNIA Jerson Aranha Jr.